Secretariado. La comunicación en la empresa

Iniciamos una serie de post sobre las diferentes temáticas de los cursos de secretariado. Este primero lo dedicamos a la comunicación en la empresa. Su importancia radica en garantizar la fluidez de la información entre los componentes de la empresa. Esta información puede ser:

• Interna, entre los miembros de la organización o
• Externas, cuando se dan con otras empresas.

Estas comunicaciones pueden ser verbales, escritas o no verbales según cual sea el medio que se utilice.
Las comunicaciones verticales y horizontales vienen determinadas por la dirección en que se realiza esta comunicación. Las primeras son las que realizan superiores y subordinados mientras que las segundas son las que involucran a diversos departamentos.

La información que fluye en la empresa debe ser agiles, ya que es necesaria para tomar decisones, tener un coste ajustado a su importancia y mantenerse confidenciales.

Por medio de la comunicación se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso, sin ambigüedades. Esta forma de comunicación es la negociación.

Fases de la negocación.

• Preparación de la negociación: Es muy importante no dejar nada al azar, llevando las tareas bien preparadas las fases a realizar, conociendo hasta que punto se debe ceder y los objetivos que se desean obtener.
• Gestión de la negociación. Debemos planear como vamos a plantear
• Cierre de la negociación: cuando se redacte o se firme el acuerdo.

Las nuevas tecnologías y la comunicación.
Las nuevas tecnología de la información afectan a la empresa en 3 niveles:

• Primer nivel: La ofimática ofrece instrumentos para la optimización de los procesos de comunicación.
• Segundo nivel: La interacción entre distintos grupos de trabajo se engloba en este nivel. Dicha comunicación es facilitada por Internet.
• Tercer nivel: influyen en la organización y en la toma de decisiones y desarrollo empresarial.
• Una de las nuevas formas de comunicación que cada vez está más fuerza es la comunicación a distancia y sus diferentes formas de trabajo, como por ejemplo el teletrabajo.