Secretariado. La comunicación telefónica

Es fundamental para poder entender el funcionamiento de la comunicación telefónica conocer ciertos términos previos:
- Las centralitas.
Equipos multilínea que nos permiten mantener diversas conversaciones con el exterior y con un número variable de aparatos telefónicos en el interior de las oficinas.
- Dictáfono.
Aparato útil para la grabación o reproducción de la voz de forma electrónica para posteriormente transcribir su contenido.
- Interfono.
Aparato electrónico utilizado para las comunicaciones interiores dentro de una empresa.
Guías telefónicas.

• Páginas Blancas: proporcionan información sobre el número de abonado, empresas y profesionales.
• Páginas Amarillas: proporcionan información sobre profesionales y empresas que se dedican a una actividad determinada.

Una vez conocidos todos estos elementos, comentaremos las características que son recomendables a la hora de realizar una comunicación telefónica:

Para obtener buenos resultados hay que adoptar una actitud al teléfono positiva, y si es de cara al público, con una sonrisa. La cortesía, tacto, atención son fundamentales para evitar problemas. Una escucha activa, persiguiendo con interés la resolución de problemas y mostrando interés por la persona con la que comunicamos no ayudará a obtener los mejores resultados.

Es muy importante seguir algunas normas básicas a la hora de realizar comunicaciones telefónicas:
Para llamar:

• Saludar e identificarnos con nuestro nombre, con el de la empresa a la que pertenecemos, nuestro cargo y el motivo de nuestra llamada.
• Solicitar comunicación con la persona con la que deseamos hablar.
• Si nos tienen que llamar, debemos dejar nuestros datos y el día y la hora en la que se pueden poner en contacto con nosotros.
• Cuando se vayan a realizar comunicaciones complejas, es bueno tener preparado un guión con los asuntos que no se nos pueden olvidar.
• Terminar la conversación amablemente.

Para contestar:

• No demorar la contestación al interlocutor.
• El auricular se coge con la mano contraria a la que se escribe y tener a mano un bolígrafo y un papel.
• Identificar a la persona con quién se está hablando.
• Disculparse si hay que abandonar el teléfono.
• No debemos ser los primeros en colgar.

Siguiendo estas normas básicas podremos seguir avanzado en nuestro ámbito secretarial y administrativo.

Completa tus estudios de secretariado con los cursos de secretariado.